Rahmenvereinbarungen bündeln Bedarfe. Durch den gebündelten Einkauf über Rahmenvereinbarungen können nicht nur in der Regel günstigere Einkaufskonditionen erzielt, sondern auch interne Prozesskosten eingespart werden. Eine Vielzahl sich wiederholender, aufwändiger Einzelverfahren entfällt und die einzelnen Prozesse können effizienter gestaltet werden. Dies bedeutet eine erhebliche Entlastung für die Behörden und Einrichtungen: Sie müssen nicht mehr bei jedem internen Beschaffungsbedarf ein eigenes Vergabeverfahren durchführen. Das heißt also, Rahmenvereinbarungen sparen die Ressourcen für x-fache redundante Vergabeverfahren ein und senken somit die Kosten in der öffentlichen Verwaltung.
Dabei basiert die Bedarfsbündelung auf den Ergebnissen von Bedarfserhebungen. Für den Bedarf an Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) stützt sich die Bündelung zusätzlich auf die Auswertungen der ex-ante Meldungen. Dabei handelt es sich um die Meldung über eine eigene Einzelvergabe zur Deckung eines konkreten IKT-Bedarfs an die Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) im BeschA. Diese haben rein informativen Charakter. Die ZIB analysiert die ex-ante Meldungen, um mögliche Bündelungspotenziale für künftige Rahmenvereinbarungen zu erkennen.
Die gezielte Planung und Steuerung von Rahmenvereinbarungen bieten aber auch Vorteile für die Unternehmen. Zum einen verschaffen die Abschlüsse mit einem zuverlässigen Vertragspartner wie dem Bund Planungssicherheit. Zum anderen kann eine Vermeidung von möglichen Monopolen einzelner Anbieter sowie eine Einbeziehung von KMUs und Start-Ups im Vergabeverfahren der Rahmenvereinbarungen sichergestellt werden.
Die KdB-Rahmenvereinbarungen bündeln Standardbedarfe der gesamten Bundesverwaltung, die regelmäßig und behördenübergreifend benötigt werden.
Nicht jedes Produkt ist für den gebündelten Einkauf geeignet. Rahmenvereinbarungen bieten nur dann einen essentiellen Mehrwert, wenn sie auf das „Massengeschäft“ abzielen, also in sehr vielen Behörden und Einrichtungen regelmäßig benötigt werden. Nur so werden die Aufwände in vielen einzelnen Organisationen gleichzeitig durch die Arbeit der Zentralen Beschaffungsstellen signifikant reduziert. Einzelbedarfe, die von wenigen oder gar lediglich einer einzelnen Behörde benötigt werden, liegen aus diesem Grund explizit nicht im Fokus der Rahmenvereinbarungen im KdB.
Kriterien für die Bündelungsfähigkeit sind:
Vor einer Ausschreibung wird der benötigte Bedarf bundesweit ermittelt und dient als Grundlage der späteren Ausschreibung. Alle Behörden und Einrichtungen des Bundes können ihre Bedarfe melden, die dann die Grundlage der späteren Ausschreibung bilden.
Bedarfserhebungen werden grundsätzlich im Bedarfserhebungstool (BET) veröffentlicht. Hier erfolgen dann auch die Bedarfsmeldungen durch alle Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung zentral und rein elektronisch. Für eine sehr geringe Anzahl an Ausnahmen wird die Bedarfserhebung im KdB veröffentlich und die Bedarfsmeldung erfolgt hier. Eine Übersicht aller aktuell laufenden Bedarfserhebungen ist im KdB zu finden, aus der auch gleich komfortabel zur jeweiligen Bedarfserhebung ins BET abgesprungen werden kann.
Weitere Informationen zum BET auf https://www.bescha.bund.de unter dem Menüpunkt "BET Bedarfserhebungstool".
