Rahmenvereinbarungen bündeln Bedarfe der gesamten Bundesverwaltung. Die Bedarfsbündelung basiert auf den Ergebnissen von Bedarfserhebungen. Für den Bedarf an Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) basiert die Bündelung auch auf den Auswertungen der ex-ante Meldungen, die von den Bedarfsträgern an die Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) gemeldet werden.
Die ex-ante Meldung ist die Meldung über eine eigene Einzelvergabe zur Deckung eines konkreten Bedarfs an Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) an die Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) im Beschaffungsamt des BMI. Dort werden die Meldungen analysiert, um gegebenenfalls Bündelungspotenzial für Rahmenvereinbarungen erkennen zu können.
In der Regel wird die Meldung vor der eigenen Einzelvergabe zur Deckung eines konkreten IKT-Bedarfs abgegeben.
Bei nicht planbaren Vergaben wird die Meldung gleichzeitig mit der eigenen Einzelvergabe abgegeben (zeitlich dringende Verfahren i.S. des § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV neu).
Keine Ex-ante-Meldung muss abgegeben werden,
- wenn ein Beschaffungsauftrag an die ZIB erteilt wird,
- wenn ein Abruf aus einer Rahmenvereinbarung erfolgt,
- wenn Sicherheitsinteressen berührt werden oder
- unterhalb einer Geringfügigkeitsschwelle (bis 1.000 EUR: Wertgrenze für Direktaufträge, §14 UVgO).
Die Übermittlung der Ex-ante-Meldungen erfolgt über das Bedarfserhebungstool (BET).
Bedarfsträger, die das BET noch nicht nutzen, übermitteln ihre Ex-ante-Meldung über ein Eingabeformular, das auf dem E-Beschaffungs-Portal bereitgehalten wird.
https://e-beschaffung.bund.de/DE/Wissenswertes/ZIB/Ex-ante-Meldung/ex-ante-Meldung_node.html
Rückfragen zur Abgabe der ex-ante Meldung beantwortet die zentrale Hotline der ZIB: 022899 610-3535
Das Bedarfserhebungstool (BET) ist die zentrale Plattform für Bedarfserhebungen des Bundes. Mit diesem Werkzeug können Sie sich über aktuell eingestellte Bedarfserhebungen des Bundes informieren. Es bietet einen Web‐Service, der es den Behörden der öffentlichen Hand ermöglicht, neben der Bekanntmachung und Abwicklung von Bedarfserhebungen, auch Bedarfsmeldungen auf elektronischem Wege abzugeben. Das BET ersetzt die bisher existierenden Bedarfserhebungen bzw. Bedarfsmeldungen im Excel‐Format, um schnellere Bearbeitungszeiten und eine effizientere Ausgestaltung der Rahmenvereinbarungen zu ermöglichen.
Weitere Informationen zum
https://e-beschaffung.bund.de/DE/BET/bet_node.html
Bedarfserhebungen für Rahmenvereinbarungen des Kaufhaus des Bundes, die vom Beschaffungsamt des BMI geschlossen werden, werden zentral im Bedarfserhebungstool (BET) veröffentlicht und Bedarfsträger melden ihre Bedarfe hier an. Bedarfserhebungen für KdB-Rahmenvereinbarungen, die von den anderen Zentralen Beschaffungsstellen geschlossen werden, werden weiter über das KdB veröffentlicht. Bedarfsträger melden ihre Bedarfe über das KdB. Bis zur flächendeckenden Einführung des BET in der gesamten Bundesverwaltung werden alle Bedarfserhebungen parallel im KdB veröffentlicht.
Soweit ein Bedarf für die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung gemeldet wurde, ist der Bedarfsträger verpflichtet, seinen Bedarf aus der darauf basierenden Rahmenvereinbarung zu decken. Eine alternative Bedarfsdeckung ist nicht zulässig. Die gleiche Bedarfsdeckung außerhalb der Rahmenvereinbarung würde eine Doppelvergabe darstellen und ist daher vergaberechtlich nicht zulässig. Die Meldung des Bedarfs stellt keine unverbindliche Interessenbekundung dar. Eine Bedarfsmeldung, die nur dazu dient einer Rahmenvereinbarung beizutreten, ist nicht zulässig.
Sie können sich unter dem Menüpunkt „Bedarfserhebungen“ auf der Startseite selbst über aktuelle Bedarfserhebungen informieren oder Sie richten sich ein kostenfreies E-Mail-Abonnement ein, welches Sie immer dann informiert, sobald:
o eine neue Bedarfserhebung in das KdB eingestellt wird,
o sich der Status einer Bedarfserhebung ändert oder
o eine Bedarfserhebung gelöscht wird.
Indem Sie oben rechts neben Ihrem Namen auf den Pfeil klicken - es öffnet sich ein Dropdownfeld - können Sie sich unter „Abonnements Bedarfserhebungen“ das E-Mail-Abonnement einrichten.
Informationen hierzu finden Sie unter dem Menüpunkt "Bedarfserhebungen". Klicken Sie hierzu auf den rechten Reiter "Bedarfserhebungen im KdB" und wählen Sie auf der nächsten Seite "Beendete Bedarfserhebungen" aus. Sie erhalten nun eine Übersicht aller in den letzten Monaten durchgeführten Bedarfserhebungen. Wenn Sie die gesuchte Erhebung auswählen, öffnet sich eine Seite mit Detailinformationen und den zugehörigen Dokumenten.
Die RV-Roadmap stellt Informationen zum Status einer geplanten Rahmenvereinbarung der Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) bereit. Die Roadmap wird monatlich aktualisiert und liefert eine Übersicht über:
Sie finden die aktuelle Roadmap im KdB unter der Rubrik „RV-Roadmap".
Die Beteiligung an einer Bedarfserhebung ist Voraussetzung für die Nutzung der daraus resultierenden Rahmenvereinbarung. Behörden und Institutionen sind nur dann abrufberechtigt, wenn deren Bedarf bereits bei der Ausschreibung berücksichtigt wurde. Die Rechtslage wurde mit der Vergaberechtsreform nochmals verschärft, indem die Teilnehmer der Rahmenvereinbarung bereits in der Bekanntmachung explizit zu nennen sind.
Unter Hinweis auf § 21 Abs. 2 S. 2 VgV ist ein nachträglicher Beitritt zu einer Rahmenvereinbarung, ohne dass zuvor ein Bedarf gemeldet wurde, ausschließlich für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung (Rechtsperson „Bundesrepublik Deutschland“) möglich und nur dann, wenn die Kapazitäten und der Ausschöpfungsgrad der jeweiligen Rahmenvereinbarung dies zulassen. Die abschließende Entscheidung darüber obliegt den jeweiligen Vergabestellen.